Ultraforms®: Información general

Automatice la captura de datos

Ultraforms®es un motor de generación de códigos de barras 2D de gran potencia, especialmente diseñado para facilitar la captura automatizada de datos de formularios PDF para completar impresos. Industrias de todo tipo, como gobierno (estatal, federal y local), educación, salud, laboratorios, recursos humanos, seguros, bancos, logística, entre otras, pueden beneficiarse con el uso de Ultraforms®.

Para solucionar problemas de captura de datos, los clientes les proporcionan a sus usuarios finales formularios PDF para completar habilitados para Ultraforms®. Cuando los usuarios finales completan los formularios PDF de forma electrónica, Ultraforms® genera un código de barras 2D en el formulario, que contiene los datos variables que escribió el usuario final en el formulario. Una vez impresos y firmados, los formularios entregados pueden digitalizarse rápidamente con el fin de capturar los datos allí contenidos con facilidad y exactitud para ingresarlos en bases de datos o aplicaciones.

Captura de datos mediante tecnología de código de barras 2D
  • Reduce los costos que implican las operaciones de captura de datos tradicionales.
  • Reduce el tiempo necesario para capturar datos.
  • Pone los datos a disposición de otros sistemas/procesos más rápido, al acortar la brecha entre sistemas de TI dispares de manera económica y eficiente, o bien al acelerar la transferencia de datos hacia un proceso o flujo de trabajo empresarial, o dentro de estos.
  • Proporciona 100 % de precisión en el proceso de captura de datos.
  • Minimiza la cantidad de problemas que pueden surgir con los métodos de captura de datos convencionales, como los falsos positivos y los errores en los datos.

Lectura de códigos de barras de Ultraforms®

Las formas de leer un código de barras 2D de Ultraforms® son los siguientes:
  • Software: a través de soluciones de escaneo de documentos que permiten la lectura de códigos de barras 2D. Además, existen varias aplicaciones independientes que detectan y leen códigos de barras 2D de documentos escaneados.
  • Hardware: si solo necesita los datos de los formularios y no tiene que escanear todo el documento, puede usar un lector de códigos de barras de mano. También hay algunos lectores de documentos que pueden leer códigos de barras en tiempo de ejecución a través de hardware.

Los datos integrados en el código de barras pueden personalizarse en cualquier formato necesario para interactuar con cualquier sistema back-end, lo que incluye XML.

Ventajas de UltraForms®

Las ventajas de implementar la solución Ultraforms® son las siguientes:

1. Ahorrar tiempo y dinero

  • Disminuir la cantidad de dinero que ya se gasta en mano de obra para extracción de datos. Cualquier método de extracción de datos que no sea el código de barras 2D implica costos de mano de obra, ya sea por el ingreso manual de datos o por el control de calidad como parte de OCR.
  • Reducir los costos que implican las operaciones de captura de datos tradicionales Las soluciones de OCR pueden ser costosas para comprar, implementar y mantener. Además, OCR tiene costos de desarrollo asociados con el mantenimiento de un diseño estricto de plantillas de formulario.
  • Captura de datos hasta 20 veces más rentable
  • Transfiere datos de un formulario PDF para completar impreso a CUALQUIER aplicación
  • Un formulario PDF para completar impreso con un código de barras 2D representa una base de datos portátil legible por una máquina del contenido del formulario.
  • Ponga los datos a disposición de otros sistemas y procesos más rápido, incluso de sistemas que no aceptan una entrada directa de archivos de datos.
  • Reducir al mínimo la cantidad de problemas que deben resolverse durante el proceso de captura de datos
  • No se necesitan plug-ins ni software adicional. La solución Ultraforms® se encuentra completamente dentro del propio formulario PDF para completar impreso. No se requiere una infraestructura de servidor externo.
  • 100 % de transparencia para los usuarios finales. Los usuarios rellenan un formulario PDF para completar como lo hacen habitualmente.

2. Los entornos de captura de datos de formularios funcionan mejor con un código de barras 2D de Ultraforms®.

  • Los sistemas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) son propensos a errores y falsos positivos, porque se basan en un umbral de confianza para el reconocimiento y la aceptación de los datos. El reconocimiento de OCR que no cumpla con la configuración de umbral de confianza necesariamente requerirá intervención manual para corregir posibles errores en los datos. Este bucle de intervención manual enlentece la captura de datos basada en OCR y aumenta los costos.

3. Ventajas tecnológicas

  • Ultraforms® proporciona a los formularios accesibilidad para la población de usuarios de formularios más amplia posible, ya que Ultraforms® es la única solución de códigos de barras 2D que puede representar un símbolo de código de barras 2D dentro de un formulario PDF para completar mediante lectores de PDF de distintos proveedores.
  • Ultraforms® se encuentra totalmente dentro del formulario PDF. La tecnología no requiere una infraestructura de servidor externo ni plug-ins de software. Las extensiones de Adobe® Reader®no son necesarias cuando se usa Adobe® Reader®.

Ultraforms® se ha diseñado especialmente para trabajar con las plataformas más populares: Formato PDF: No se requiere instalar más software, plug-ins ni bibliotecas. El único software que el usuario final necesita es un lector de PDF que sea compatible con las funciones de formularios inteligentes.  

No importa si el formulario tiene una o varias páginas, o si el usuario final tiene una impresora láser o de chorro de tinta. Todos los datos del formulario se encapsularán en un código de barras 2D que se puede leer fácilmente con un escáner de mano o con un escáner de documentos de alta velocidad que cuente con software de lectura adecuado.

Un único símbolo PDF417 puede contener hasta 1600 caracteres (casi 2 KB) cuando se establece con la configuración recomendada de la industria para corrección de errores de “nivel 4”. Además, los símbolos pueden estar “encadenados” y leerse como si fueran un archivo único (estándar de PDF para macros). De esta manera pueden codificarse casi 175 MB.

Ultraforms® funciona con o sin conexión. Es posible acceder a los formularios desde un sitio web, se los puede enviar por correo electrónico como un archivo PDF normal o se puede acceder a ellos desde un CD o USB. Su rendimiento no se verá afectado.

Ultraforms® es una solución muy ligera que agrega aproximadamente 25 KB al tamaño del formato de un formulario PDF para completar.

Cualquier lector de PDF

El motor de generación de códigos de barras de Ultraforms® está integrado dentro del archivo PDF, por lo que el usuario final no necesita tener ningún otro software. Cualquier usuario con un lector de PDF puede rellenar e imprimir fácilmente un formulario PDF para completar integrado con Ultraforms®, suponiendo que el lector de PDF admite al menos un nivel mínimo de la especificación de Javascript para PDF. No se necesitan fuentes, bibliotecas ni plug-ins patentados.

Una vez impreso, firmado y enviado el formulario, sus datos se capturan mediante el escaneo del código de barras 2D. Esto garantiza un 100 % de precisión en el proceso de captura de datos, a la vez que disminuye al mínimo el tiempo necesario para capturar los datos. Nunca tendrás que volver a preocuparte por errores o falsos positivos.

Servicios

La solución de códigos de barras 2D Ultraforms® requiere algunos servicios de implementación para configurar la solución dentro de un determinado formulario PDF para completar. Foxit puede proporcionar cualquier servicio necesario para implementar la solución Ultraforms® y para optimizar el diseño, de modo que pueda garantizarse la más alta eficiencia de los procesos de captura de datos. Los servicios van desde análisis e implementación hasta capacitación y mantenimiento.

Ya sea que esté investigando para comprar su primer sistema de captura de datos, instalando un sistema que compró de un revendedor o buscando mejorar el sistema que ya usa, los servicios de Foxit y el personal de apoyo pueden ayudarlo a obtener el mejor retorno de la inversión.