Scans in barrierearme PDF-Dokumente umwandeln

Das Portable Document Format, kurz PDF, ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, das entwickelt wurde, um elektronische Schriftstücke originalgetreu und unabhängig vom Anwenderprogramm darzustellen. So sollten Layout, Farbe und Schrift auf jedem PC und mit jedem Programm gleich angezeigt werden. Das Dateiformat wurde entwickelt, um Zugänglichkeitsprobleme zu vermeiden. Doch wenn es um Barrierefreiheit geht, stellt genau dieser Umstand ein Problem dar.

Um die Rechte behinderter Menschen zu stärken und ihnen eine Teilhabe am Arbeitsleben zu ermöglichen, verabschiedete die Bundesregierung am 15. Juni 2011 einen nationalen Aktionsplan, der das „Übereinkommen der Vereinten Nationen über die Rechte von Menschen mit Behinderungen“ umsetzen soll. So sind Arbeitgeber seitdem verpflichtet, Arbeitsstätte barrierefrei zur Verfügung zu stellen. Darunter fällt auch die Barrierefreiheit im IT-Bereich, sprich der barrierefreie Zugang zu Dokumenten. So sollten Nutzer die Möglichkeit haben, die Schriftgröße zu verändern, farbliche Darstellungen von Text und Hintergrund vorzunehmen oder gar den Text als automatische Sprachausgabe wiederzugeben.

Immer mehr öffentliche Verwaltungen und Unternehmen aus der privaten Wirtschaft verfolgen das Ziel, sich barrierefrei aufzustellen. Dies ist für manche Branchen rechtlich verpflichtend, hat aber auch Vorteile im Rahmen einer Multi-Channel-Strategie, denn das standardisierte PDF/UA (Universal Accessibility) ISO-Format ist auch auf mobilen Endgeräten gut lesbar und kann für eine bessere Benutzererfahrung und höhere Kundenzufriedenheit sorgen.

Das Erstellen solcher barrierefreien Dokumente ist bei digital erzeugten Schriftstücken vergleichsweise einfach. Mit entsprechenden Vorlagen und dem Accessibility-Checker von Microsoft lassen sich MS-Office-Dateien weitestgehend automatisiert nach PDF/UA konvertieren. Anders sieht es bei gescannten Dokumenten aus. Sie sind zunächst nur Images, bei denen sämtliche Aufbauinformationen – sogenannte PDF-Tags – fehlen. Tags kennzeichnen insbesondere Überschriften, Tabellen und Bilder inklusive ihrer Unterschriften, so dass diese vom allgemeinen Fließtext unterschieden werden können. Sie bilden damit die technische Basis, um Dokumente im Hinblick auf ihre Struktur zu beschreiben.

Hier setzt der PDF Compressor von Foxit an. Er konvertiert gescannte Dokumente in hochkomprimierte PDF/A-Dateien. Mit dieser Funktionalität erfasst er zusätzlich im Rahmen der Volltexterkennung – soweit automatisch möglich – die Strukturen und setzt entsprechende Tags. So entstehen PDF/A-Dateien, die eine wesentliche Voraussetzung erfüllen, um vollständig dem PDF/UA-Format zu entsprechen und damit barrierearm sind. Anwender sparen sich auf diese Weise zahlreiche manuelle und kostenintensive Schritte, um Dokumente im Hinblick auf ihre Struktur zu erkennen und zu kennzeichnen.