長期數字儲存

通過存檔文件來減輕合規風險,以便其內容在未來幾年內保持安全,不變和保留。

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高效的電子文件歸檔

法律法規一直在不斷湧現,要求金融,生命科學,法律和政府機構的企業以相容的數字格式儲存文件。但是,即使沒有法律風險,簡單地以各種文件類型儲存和存儲電子郵件,掃描的文件,Microsoft Office文件和HTML也會帶來一系列成本和風險。通過使用PDF / A標準化其數字檔案,企業和政府組織可以避免關鍵數據丟失並降低文件存儲和所有權的總成本。最佳化的PDF / A文件是ISO標準,用於穩定,安全的長期數字儲存,確保您的文件在未來幾年內都可以以其原始格式進行存取。


使用PDF / A減少合規風險以進行歸檔

將圖像和原始電子文件轉換為ISO / ISO標準的PDF / A,以實現穩定,安全,長期的數字儲存。

降低存儲成本超過50%

根據數字檔案中掃描圖像的比例,您可以節省更多。我們的一些客戶已經看到壓縮率將圖像文件文件的大小減小了100:1!

過於標準化您的數字內容

一些歸檔解決方案會啟動或破壞原始數字文件。借助固有的數字自動檢測功能,將電子郵件,.docx等高效,準確地轉換為PDF / A。

通過更高效的歸檔流程降低成本

通過使用OCR建立可搜索,可索引的存檔,可以更快地查找訊息。通過大規模自動化來減少昂貴的手動工作,以建立更快,更精簡的歸檔過程。

保護敏感訊息

安全的PII數據和分類訊息存檔,具有完整的修訂和密碼安全保護,可轉換的PDF / A文件。

建立更多可存取的PDF

自動標記非結構化圖像文件可以使您的文件對視障人士更易於存取,進而幫助您的組織朝著合規性邁進

DAK-Gesundheit使用PDF / A進行數字郵件室和長期歸檔

德國領先的健康保險公司之一DAK-Gesundheit使用Foxit PDF Compressor通過將收到的紙質郵件轉換為長期存檔的ISO標準PDF / A來滿足法律合規性要求。

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使用PDF / A降低文件歸檔的合規風險

不遵守記錄保留法律會給組織帶來巨大的罰款和訴訟費用。對於企業歸檔合規性,PDF / A是專門用於長期數字儲存的最可靠格式,可用於存儲記錄。

ISO標準的PDF / A格式使文件在儲存多年後仍能以其原始格式進行存取。通過以可靠,安全的長期格式維護記錄,您可以避免由於數據丟失和數字記錄降級而導致的合規性問題。

編輯對於保護PDF / A檔案中的敏感訊息和客戶PII至關重要。避免免費或廉價的解決方案僅掩蓋帳戶,姓名和信用卡訊息,這一點很重要,因為這些數據可能會暴露出來並引起實質性的法律問題。完整的修訂解決方案可將文件中的訊息全部刪除,進而避免這種代價高昂的錯誤。

滿足無障礙標準,例如美國的508合規性和歐洲的PDF / UA,越來越成為政府機構和與政府合作的私營部門的重要考慮因素。借助高階自動標記非結構化圖像文件和原始數字文件的功能,我們的Foxit PDF Compressor可以幫助您的組織建立更易於存取的電子文件檔案。我們對PDF / A子類型的全面支援包括-a區別,它使您可以一步自動將其轉換為更易於存取的PDF / A文件。

降低與長期數字存儲相關的成本

將記錄轉換為PDF / A對於滿足歸檔合規性要求至關重要,但是知道如何最佳化這些記錄可進一步建立有效的歸檔過程並降低總擁有成本。

例如,使用FoxitPDF壓縮軟體,可以將掃描的紙張和圖像文件壓縮到原始文件大小的10%。平均而言,我們的客戶可以根據其文件管理系統中掃描圖像文件的比例,每年將其歸檔存儲成本降低50%或更多。此外,壓縮的PDF / A文件可以在一半的時間內下載,發送電子郵件和存取,進而在需要時可以更快地使用它們。

此外,還需要使用OCR對掃描的文件,TIFF,PNG和其他圖像進行文字搜索,以便更輕鬆,更快速地在存儲庫中查找特定訊息。OCR建立可索引的存檔,並用簡單的即時關鍵字搜索代替繁瑣的手動搜索。

標準化紙張和數字以進行企業歸檔

將紙質文件和原始數字文件自動轉換為PDF / A對於實現合規,標準化的數字檔案非常重要。對於大型組織來說,隨著Microsoft Word(.docx)和電子郵件之類的電子文件的數量持續增長,選擇一個不會破壞這些文件的電子屬性的歸檔解決方案至關重要。

例如,許多解決方案將它們在出生的電子文件中遇到的所有先前存在的文字層弄平,然後重新對其進行OCR,進而可能導致重新識別過程中不必要的不​​准確性。此外,電子文件具有在轉換為PDF / A時不應破壞的元數據,書籤和其他屬性。

借助數字自動檢測功能,FoxitPDF壓縮軟體可自動識別這些文字層和各種屬性。這可以實現100%準確的數字原始捕獲,並且可以更有效地確保電子文件的內容將被準確地儲存下來,直到未來幾年。更重要的是,由於此功能是Foxit的即開即用功能,因此您的企業可以避免進行任何特殊的編碼,與專業服務合作或為解決固有的數字歸檔問題而購買完全獨立的系統的費用。無論您來自掃描儀還是電子郵件,所有文件都可以在一個流程中自動標準化,進而有助於最大程度地減少人工干預的成本,並簡化企業歸檔策略。

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How Command-Line OCR Can Simplify Bank Compliance Processes

Foxit PDF Compressor

Foxit PDF Compressor是一種服務器解決方案,可為企業提供針對圖像文件和原始數字文件的自動化,大容量PDF和PDF / A轉換,壓縮和最佳化。

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