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Digitale Langzeitarchivierung

Minimieren Sie das Compliance-Risiko, indem Sie Dokumente langzeitig archivieren. So bleiben Inhalte für viele Jahre sicher und unverändert erhalten.

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Unsere Kunden

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Effiziente digitale Archivierung Ihrer Dokumente

Gesetzliche Vorschriften nehmen weiter zu, die Unternehmen in den Bereichen Finanzen, Life Sciences, Recht sowie Behörden dazu verpflichten, ihre Dokumente in einem kompatiblen, digitalen Format aufzubewahren. Aber auch, wenn man die rechtlichen Risiken außer Acht lässt, reicht es nicht aus, E-Mails, gescannte Dokumente, Microsoft Office Dateien und HTMLs einfach zu speichern und in dem jeweiligen Dateiformat abzulegen. Die Ablage verschiedener Dateitypen kann durchaus Kosten und Risiken verursachen. Unternehmen und Behörden können kritische Datenverluste vermeiden und ihre Gesamtkosten für die Dokumentenspeicherung und -verwaltung reduzieren, indem sie ihre digitalen Archive durch Verwendung des PDF/A-Formats standardisieren. Optimierte PDF/A-Dokumente sind der ISO-Standard für eine stabile und sichere, langzeitbeständige, digitale Aufbewahrung. Durch Verwendung des PDF/A-Formats stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente über Jahre hinweg im Originalformat verfügbar sind.


Mit Archivierung im PDF/A-Format Compliance-Risiken minimieren

Konvertieren Sie Bilder und Born-Digital-Dokumente nach PDF/A, den ISO-Standard für eine stabile, sichere, digitale Langzeitarchivierung.

Speicherkosten über 50% reduzieren

Je nach Anzahl der gescannten Bilder in Ihrem digitalen Archiv können Ihre Einsparungen sogar noch größer sein. Bei einigen unserer Kunden ließ sich mit der Kompressionsrate die Dateigröße Ihrer Bilddokumente um bis zu 100: 1 reduzieren!

Born-Digital-Dateien ebenfalls standardisieren

Einige Archivierungslösungen vernachlässigen digital erzeugte Dateien. Mit der automatischen Born-Digital-Erkennung lassen sich auch E-Mails, .docx, HTML etc. effizient und präzise nach PDF/A konvertieren.

Mit effizienteren Archivierungsprozessen Kosten senken

Finden Sie wichtige Informationen in Ihren Dokumenten schneller auf, indem Sie ein durchsuchbares, indexierbares Archiv mittels OCR erstellen. Reduzieren Sie den kostspieligen manuellen Aufwand durch umfangreiche Automatisierung, um schnellere und schlankere Archivierungsprozesse zu erstellen.

Sensible Informationen schützen

Archivieren Sie personenbezogene Daten und vertrauliche Informationen sicher mit Schwärzung und Kennwortschutz für konvertierte PDF/A-Dokumente.

Barrierearme PDFs erstellen

Mithilfe von Auto-Tagging unstrukturierter Bilddokumente kann Ihr Unternehmen Compliance-Anforderungen besser einhalten, indem Sie barrierearme Dokumente erstellen.

Die DAK-Gesundheit verwendet PDF/A für digitalen Posteingang und Langzeitarchivierung

DAK-Gesundheit, eine der führenden deutschen Versicherungen, konvertiert mit dem Foxit PDF Compressor eingehende Papierpost in den ISO-Standard PDF/A. Dadurch werden die gesetzlichen Anforderungen an die Langezeitarchivierung eingehalten.

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Verringerung des Compliance-Risikos mit PDF/A für die Dokumentenarchivierung

Die Nichteinhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen kann Organisationen mit hohen Geldbußen und Prozesskosten belasten. Im Hinblick auf die Einhaltung der Enterprise-Archivierung ist PDF/A das zuverlässigste Format, in dem Sie Ihre Datensätze speichern können, da es speziell für die digitale Langzeitarchivierung entwickelt wurde.

Das ISO-standardisierte PDF/A-Format sorgt dafür, dass Dokumente über Jahrzehnte hinweg in ihrem ursprünglichen Format zugänglich sind. Durch die Aufbewahrung von Datensätzen in einem zuverlässigen, sicheren und langzeitbeständigen Format vermeiden Sie Compliance-Probleme, die auf Datenverlust und die Abbau Ihrer digitalen Datensätze zurückzuführen sind.

Mittels Schwärzung können Sie sensible Informationen und personenbezogene Daten Ihrer Kunden innerhalb Ihrer PDF/A-Archive schützen. Sie sollten dringend darauf achten, keine kostenlosen oder kostengünstigen Lösungen zu verwenden, die Kontonummern, Namen, Kreditkarteninformationen nur verdecken, da bei Offenlegung dieser Daten erhebliche rechtliche Probleme entstehen können. Lösungen, die eine korrekte Schwärzung unterstützen, entfernen die Informationen vollständig aus dem Dokument, so dass kostspielige Fehler vermieden werden.

Die Einhaltung von Standards für die Barrierefreiheit, wie beispielsweise die Einhaltung der 508-Compliance in den USA und von PDF/UA in Europa, wird für Behörden und diejenigen im privaten Sektor, die mit den Behörden zusammenarbeiten, immer wichtiger. Mit dem fortschrittlichen Auto-Tagging unstrukturierter Bilddokumente und Born-Digital-Dateien hilft der Foxit PDF Compressor Ihrem Unternehmen, digitale Dokumentenarchive zu erstellen, die auch barrierearm sind. Unsere umfassende Unterstützung für PDF/A-Subtypen umfasst die Unterscheidung -a, mit der Sie in einem Schritt automatisch in barrierearme PDF/A-Dokumente konvertieren können.

Kosten für die Langzeitarchivierung reduzieren

Die Konvertierung Ihrer Datensätze nach PDF/A ist für die Einhaltung der Compliance-Anforderungen bei der Langzeitarchivierung unerlässlich. Wenn Sie jedoch wissen, wie diese Datensätze zu optimieren sind, können Sie effiziente Archivierungsprozesse schaffen, mit denen sich die Gesamtbetriebskosten senken lassen.

Mit dem Foxit PDF Compressor lassen sich gescannte Papier- und Bilddokumente beispielsweise auf bis zu 10% ihrer ursprünglichen Dateigröße verkleinern. Unsere Kunden können ihre Archivierungskosten durchschnittlich pro Jahr um 50% oder mehr senken, abhängig von der Anzahl der gescannten Bilddokumente in ihrem Dokumentenverwaltungssystem. Außerdem können komprimierte PDF/A-Dokumente in der Hälfte der Zeit heruntergeladen, per E-Mail versendet und abgerufen werden, sodass sie bei Bedarf schneller verwendet werden können.

Gescannte Dokumente, TIFFs, PNGs und andere Bilder sollten zusätzlich unbedingt mit OCR-Texterkennung optimiert werden, so dass sie im Volltext durchsuchbar sind. Dadurch gestaltet sich das Auffinden bestimmter Informationen in Ihrem Repository einfacher und schneller. OCR erstellt ein indexierbares Archiv und ersetzt die langwierige, manuelle Suche durch eine einfache, sofortige Stichwortsuche.

Papier- und Digitaldateien für die Enterprise-Archivierung standardisieren

Die Konvertierung von Papier- und Digitaldateien nach PDF/A zu automatisieren, ist wichtig, um ein kompatibles, standardisiertes digitales Archiv zu erhalten. Da die Anzahl von Born-Digital-Dokumenten wie Microsoft Word (.docx) und E-Mails in großen Unternehmen ständig steigt, ist es wichtig, eine Archivierungslösung zu wählen, die die elektronischen Eigenschaften dieser Dateien nicht beeinträchtigt.

Viele Lösungen glätten beispielsweise vorhandene Textebenen in digitalen Dokumenten. Anschließend wird die OCR-Texterkennung erneut durchgeführt, was möglicherweise zu unnötigen Ungenauigkeiten im Wiedererkennungsprozess führt. Elektronische Dokumente enthalten außerdem Metadaten, Lesezeichen und andere Attribute, die bei der Konvertierung nach PDF/A nicht beschädigt werden sollten.

Mit der Born-Digital-Auto-Erkennung erkennt der PDF Compressor von Foxit diese Textebenen und verschiedene Attribute automatisch. Dies ermöglicht eine 100%ige digitale Erfassung von Aufnahmen und stellt auf effektive Weise sicher, dass der Inhalt elektronischer Dokumente genau so für die nächsten Jahre erhalten bleibt. Da diese Funktion bei Foxit sofort einsatzbereit ist, muss Ihr Unternehmen keine speziellen Programmierungen vornehmen, professionelle Dienstleistungen beauftragen oder verschiedene Systeme bezahlen, um das Problem der digitalen Archivierung zu lösen. Indem Sie alle Ihre Dokumente automatisch in einem einzigen Prozess standardisieren, unabhängig davon, ob sie von einem Scanner oder einer E-Mail stammen, werden kostspielige manuelle Eingriffe minimiert und die Archivierungsstrategie Ihres Unternehmens optimiert.

Sind Sie bereit, Ihr digitales Archivierungsprojekt zu starten?

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How Command-Line OCR Can Simplify Bank Compliance Processes

Foxit PDF Compressor

Der Foxit PDF Compressor ist eine Server-Lösung, die Unternehmen die automatisierte Konvertierung, Komprimierung und Optimierung von PDF- und PDF/A-Dateien in großem Umfang, sowohl für Bilddokumente als auch für digitale Dateien, ermöglicht.

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