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Bestandsakten-Digitalisierung

Reduzieren Sie Kosten und Compliance-Risiken, durch Erstellung Ihres digitalen Dokumenten-Archivs.

Lesen Sie unsere Case Study mit der US-amerikanischen FDA >>

Unsere Kunden

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Optimieren Sie Ihre Papierakten und digitalen Dokumente

Das Scannen Ihrer Papierakten kann die Risiken und Kosten verringern, die mit der physischen Speicherung Ihrer Dokumente verbunden sind. Die Verwaltung eines digitalen Archivs mit nicht zugänglichen, nicht durchsuchbaren und nicht standardisierten Dokumenten stellt jedoch keinesfalls ein effizientes System dar. Ein nicht optimiertes, digitales Repository macht Ihr Unternehmen für Compliance-Risiken, stark überhöhte Speicherkosten und langsamere Dokumentenprozesse anfällig. Sie benötigen eine Konvertierungslösung, die große Konvertierungsprojekte effizient verarbeitet und Ihr digitales Dokumenten-Archiv in ein leistungsstarkes, durchsuchbares Repository verwandelt.


Schnelle Umsetzung

Optimieren Sie Ihr gesamtes Archiv schnell und einfach mit Stapel-Konvertierung, Multithreading und kontaktloser Verarbeitung.

Compliance-Risiken minimieren

Bewahren Sie Inhalte digital in einem langzeitbeständigen, verlustfreien und auffindbaren Format auf, indem sie barrierefreie, Volltext-durchsuchbare PDF/A-Dateien erstellen.

Personenbezogene Daten schützen

Sichern Sie personenbezogene Daten Ihrer Kunden mit vollständiger Schwärzung, Verschlüsselung und Passwortschutz für konvertierte PDF-Dokumente.

Speicherkosten über 50% reduzieren

Je nach Anzahl der gescannten Bilder in Ihrem digitalen Archiv können Ihre Einsparungen sogar noch größer sein. Bei einigen unserer Kunden ließ sich die Dateigröße Ihrer Bilddokumente dank der hohen Kompressionsrate um bis zu 100: 1 reduzieren!

Effizientere Dokumentenprozesse

Finden Sie Informationen mit präziser OCR-Texterkennung schneller. Laden Sie komprimierte Dokumente in der Hälfte der Zeit herunter. Reduzieren Sie den manuellen Aufwand in Ihren Dokumentenprozessen, um das Kundenerlebnis zu verbessern.

Barrierearme PDFs erstellen

Mithilfe von Auto-Tagging unstrukturierter Bilddokumente werden Ihre Inhalte für Bildschirmlesegeräte zugänglich. Dies ist ein wichtiger Schritt, um die Standards für die Barrierefreiheit von Dokumenten zu erfüllen.

FDA verwendet Foxit zum Indexieren und Optimieren der Inhalte in Ihrem Archiv

Die Food and Drug Administration der Vereinigten Staaten benötigte eine Lösung zur Verwaltung der großen Menge nicht standardisierter und nicht durchsuchbarer Bilddokumente in ihrem Repository. Erfahren Sie, wie Foxit PDF Compressor es der FDA ermöglichte, Informationen in ihren Dokumenten schneller aufzufinden, die IT-Kosten erheblich zu senken sowie Dokumente auf mobilen Geräten schneller herunterzuladen und auf Dokumente zuzugreifen.

Case Study lesen >>

Mit Bestandsakten-Digitalisierung die Dokumentenprozesse beschleunigen

Ein chaotisches Dokumenten-Repository führt zu höherer manueller Bearbeitungszeit und verlangsamt Ihre Abläufe. Langsamere Dokumentenprozesse verhindern, dass Sie schnell auf Kunden eingehen, Fristen für Service-Level-Agreements (SLAs) einhalten und gegenüber Digital-Native-Wettbewerbern flexibel agieren können. Durch Optimierung der Bestandsakten und Dokumente in Ihrem Archiv können sie effektiver arbeiten, das Kundenerlebnis verbessern und mit Ihrem Unternehmen mehr Erfolg erreichen.

Mittels Komprimierung sorgen Sie beispielsweise für eine bessere gemeinsame Nutzung und Freigabe von Dateien. Außerdem erleichtern Sie Kunden und Mitarbeitern dadurch den Zugriff auf Dokumente über einen Desktop oder ein mobiles Endgerät. Mit Foxit PDF Compressor können Schwarz/Weiß-Bilddokumente auf eine Größe von 10% und Farbdokumente auf bis zu 1% ihrer ursprünglichen Dateigröße komprimiert werden. Durch das Erstellen von durchsuchbaren PDF-Dateien mit OCR-Texterkennung wird gleichzeitig die Informationssuche erheblich beschleunigt, indem Sie ganz einfach nach Stichwörtern suchen.

Der Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Digitalisierung und Archivierung Ihrer Bestandsakten ist die Wahl einer Lösung, die eine automatisierte Verarbeitung eines hohen Volumens unterstützt. Foxit PDF Compressor ist eine Software, die es ermöglicht, Dokumente mit einem hohen Durchsatz in Ihrem Archiv schnell umzuwandeln. Die Lösung von Foxit unterstützt Stapel-Verarbeitung, Multithreading und die unbeaufsichtigte Verarbeitung für die schnelle, automatische Konvertierung riesiger Dokumentenmengen in optimierte PDF- und PDF/A-Dateien.

Kosten Iherer Dokumentenprozesse effizient minimieren

Repositorys, die mit Dokumenten von Scannern, Mobilgeräten, E-Mails und Faxen gefüllt sind, sind teuer in der Verwaltung und für Mitarbeiter schwer zu steuern. Aus Scannern erzeugte Bilddokumente sind in Ihren Dateigrößen oftmals extrem aufgebläht und die darin enthaltenen Informationen können von Maschinen nicht gelesen werden. Durch die Verwendung von OCR beim Konvertieren gescannter Dokumente in durchsuchbare und indexierbare PDF-Dateien kann Ihr Unternehmen die Arbeitsstunden für die Suche nach wichtigen Daten jedes Jahr durch eine einfache, sofortige Stichwortsuche ersetzen. Durch das Komprimieren der Bilddokumente in Ihrem Repository können Sie außerdem die Server- und Cloud-Speicherkosten um über 50% senken, ohne die Bildqualität zu beeinträchtigen.

Laut AIIM1steigt der Anteil eingehender digitaler Inhalte (wie E-Mails und Microsoft Office-Dokumente) bei 73% der befragten Unternehmen. Da Born-Digital-Dateien über vorhandene Textebenen, Attribute wie Metadaten und Lesezeichen verfügen, ist es wichtig, sie anders als Bilddokumente zu verarbeiten. Nur so lassen sich diese Daten in den digitalen Dokumenten bei der Umwandlung erhalten. Leider erfordern viele Konvertierungslösungen heutzutage zusätzliche Programmierungen, professionelle Serviceleistungen oder ignorieren die Tatsache gänzlich, was zu Datenverlust und erhöhten manuellen Verarbeitungskosten führt. Der PDF Compressor von Foxit erkennt jedoch automatisch Born-Digital-Dateien, um diese zusätzlichen Kosten zu vermeiden und eine effiziente Konvertierung der Datenbestände aus Archiven mit gemischten Inhalten zu unterstützen.

Mit dem Anstieg der eingehenden Kommunikation durch Papier- und digitale Dokumente füllen sich die Archive schnell mit gescannten TIFFs, JPGs, PNGs, E-Mails, Word-Dokumenten, PDFs und mehr. Durch die standardisierte Umwandlung dieser Inputformate in optimierte PDF-Dateien gelingt es Ihrem Unternehmen, die Ausgaben für all diese unterschiedlichen Dateireader und -editoren einzusparen. Durch die Konvertierung Ihrer Archivbestände in ein Standardformat benötigen Sie nur noch einen einzigen Reader oder Editor. Zusätzlich wird die Informationssuche und -steuerung für Ihre Mitarbeiter wesentlich beschleunigt und vereinfacht.

Mit optimierten Archiv Compliance-Risiken vermeiden

Dokumente in verschiedenen, nicht standardisierten Formaten stellen eine weitere verborgene Gefahr in Ihrem Repository dar. Nicht durchsuchbare gescannte Bilddokumente können in einem großen digitalen Archiv schwer auffindbar sein. Daten können beschädigt werden oder verloren gehen, wenn sie nicht in einem stabilen Langzeitformat gespeichert werden. Dies kann zu Problemen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in der Finanzdienstleistungsbranche und bei der Barrierefreiheit im Behördenumfeld führen. Für die meisten Unternehmen kann eine Nichtauffindbarkeit von Daten außerdem Schwierigkeiten während der Wirtschaftsprüfung bedeuten.

Durch die Konvertierung digitaler Dokumente in das ISO-kompatible PDF/A-Format wird sichergestellt, dass Ihr Repository für viele Jahre durchsuchbar und zugänglich ist. Das Dateiformat PDF/A ist speziell für eine stabile, sichere Langzeitspeicherung konzipiert. Foxits Lösungen unterstützen die Umwandlung in alle PDF/A-Subtypen, einschließlich spezifischer Unterstützung barrierearmer PDF/A-Dokumente mit Auto-Tagging von unstrukturierten Bilddokumenten.

Schwärzung und Dokumentensicherheit sind ebenfalls wichtige Komponenten für den Schutz vertraulicher Informationen und zur Einhaltung der Gesetze zum Schutz der personenbezogenen Daten (bspw. DSGVO). Indem Sie Bilddokumente und digitale Dateien in verschlüsselte, kennwortgeschützte PDF-Dateien umwandeln, können Sie ein sicheres Repository erstellen.

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How Command-Line OCR Can Simplify Bank Compliance Processes

Foxit PDF Compressor

Der Foxit PDF Compressor ist eine Server-Lösung, die Unternehmen die automatisierte Konvertierung, Komprimierung und Optimierung von PDF- und PDF/A-Dateien in großem Umfang, sowohl für Bilddokumente als auch für digitale Dateien, ermöglicht.

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