Mit PDF wird Ihr Archiv zur „Arche Noah” für jedes Dokument

Mit PDF wird Ihr Archiv zur „Arche Noah” für jedes Dokument

In der biblischen Geschichte haben Noah, seine Familie und viele Tiere eine große Flut überlebt. Um dies zu ermöglichen, brachte Noah Paare jeder Art an Bord der Arche. Aber ist Noahs Modell – das die ganze Vielfalt an Datei- und Dokumentenformaten umfasst – wirklich geeignet, um digitale Inhalte zu archivieren?

Viele Anbieter von Enterprise Content Management (ECM)-Systemen verlassen sich auf diese Methode und raten ihren Nutzern, sich einfach nur damit zufrieden zu geben, dass die Originaldokumente im System “archivierbar” sind. Alle möglichen Formate werden auf diese Weise gesammelt; Microsoft Word, Excel, PDF, HTML, TIFF, JPG, AFP und PCL sind üblich, aber es gibt auch viele andere Typen, manchmal sogar unbekannte Formate. Bei der Untersuchung von ECM-Systemen zeigt sich ein regelrechter „Format-Zoo“, in dem jedes erdenkliche Format vertreten ist. Haben Sie ein großes ECM-System? Schauen Sie selbst nach!

Probleme im „Format-Zoo“

Sich für Archivierungszwecke auf Sammlungen beliebiger Dateien zu verlassen, ist in der Praxis problematisch. Die Benutzer benötigen dann Zugriff auf eine immer weiter wachsende Menge an Programmen, um die verschiedenen Formate, die ihr Unternehmen oder Behörde gesammelt hat, anschauen zu können. Dennoch ist selbst mit Marken-Software eine korrekte Darstellung bei weitem nicht garantiert. Besonders bei älteren Dateien gibt es oft Probleme beim Öffnen, da viele Anbieter die Rückwärtskompatibilität vernachlässigen und die Formatunterstützung manchmal veraltet ist. Aber die meisten Unternehmen müssen wichtige Dokumente lange aufbewahren, ergab eine Umfrage der AIIM (PDF) aus dem Jahr 2017. Über lange Zeiträume hinweg sind Änderungen des Systems sehr wahrscheinlich, und die Migration kann für sich allein genommen schon sehr komplex sein, auch ohne Berücksichtigung des Dateiformat-Zoos.

Das Ergebnis ist für die meisten Unternehmen und Behörden, dass eine genaue Darstellung der Originalinhalte nicht garantiert werden kann, wenn es zu einem Vertragsstreit oder anderen Rechtsstreitigkeiten kommen sollte, neben anderen Worst-Case-Szenarien. Veraltete Formate behindern im Allgemeinen zukünftige Geschäftsabläufe und erschweren häufig den Austausch von Dokumenten mit externen Unternehmen.

Die „Passagiere“ der Arche mögen auf dem Boot sicher sein, aber sie sind möglicherweise nicht auf die Umweltbedingungen vorbereitet, wenn es an der Zeit ist, die Arche (das Archiv) zu verlassen und mit der Herausgabe von Informationen an neue Benutzer zu beginnen.

PDF muss an Bord sein

Der Schlüssel des Erfolgs der Unternehmung „Arche Noah“ liegt darin, die erforderlichen Informationen weitergeben zu können und so die Zukunft zu sichern. Dafür ist in der Dokumentenwelt das Portable Document Format (PDF) beziehungsweise der ISO-Standard PDF/A geeignet. So empfiehlt die National Archives and Records Administration (NARA) in den USA als die Autorität für Langzeitarchivierung PDF und PDF/A. Das Format ist so beschaffen, dass es die Präsentation und den Austausch von Dokumenten unabhängig von Original-Software, Hardware oder Betriebssystem auch nach Jahrzehnten gewährleistet.

Originale behalten und in die PDF/A-Datei in Archivierungsqualität einbetten

Sich auf PDF/A zu verlassen, bedeutet nicht, dass die ursprünglichen Formate aufgegeben werden müssen. Für Anwender, die sowohl das Originalformat als auch eine PDF-Darstellung archivieren möchten, ermöglicht PDF sowohl Autoren als auch ECM-Systemen die Einbettung von Quelldokumenten in jedes PDF/A-Dokument.

PDF ermöglicht viele andere archivierungsrelevante Funktionen, insbesondere als Träger für das Quelldokument. So können PDF-Dateien beispielsweise institutionelle Metadaten enthalten, die im Quelldokument fehlen, oder sie können bezüglich der Zugänglichkeit gekennzeichnet werden, selbst wenn die Quelldatei nicht zugänglich ist. Je nach Land und Branche gibt es viele damit verbundene Funktionen und Verwendungsmöglichkeiten von PDF.

Schlussfolgerung

Wenn nur Originalformate gespeichert werden, wird die Fähigkeit des Archivs, verwertbare Inhalte zu liefern, immer fraglich sein. Stattdessen sollte mit jedem Originaldokument auch ein PDF/A-Dokument „mit an Bord“ gehen, um die Funktionalität in einer unbekannten Umgebung nach der „Flut“ zu gewährleisten.


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